Vademecum à l'attention des doctorant·e·s de la FGSE

Adaptation transitoire pour les colloques et soutenances publiques de thèses (état au 9 décembre 2021)

Pour les colloques privés et les soutenances publiques

Dans les deux cas, on se référera au document au   Protocole d'application du Plan de protection sanitaire COVID-19 – UNIL dans le cadre de manifestations hébergées dans les locaux de l'UNIL- Dorigny édicté pour le semestre d’automne 2021-2022 dans sa version révisée du 9 décembre 2021.

Le secrétariat des doctorants établit le lien Zoom. Si une démarche semi-présentielle est demandée, le doctorant et / ou la direction de thèse se coordonnent de façon bien anticipée avec le président du jury et le secrétariat du doctorat.

Nous rappelons qu’il s’agit de mesures transitoires, susceptibles de modifications dans des délais assez courts. Nous essayons de préserver au maximum dans ce contexte les intérêts des candidat·e·s et des jurys.

Colloques privés

Les colloques privés sont considérés comme des examens et soumis à ce régime. Il n’y a pas d'exigence de certificat COVID si les exigences suivantes sont remplies : 

  • Le port du masque est obligatoire en toute circonstance.
  • Les participants sont connus et listés par l’organisateur.
  • Aucune nourriture ni boisson ne sont consommées ailleurs que dans un restaurant/cafeteria du campus.

Le colloque peut aussi intervenir en comodal.

Soutenances publiques

Sur présentation du certificat COVID uniquement :

  • Aucune restriction de nombre si ce n’est la capacité d’accueil de la salle réservée.
  • Le doctorant doit prévoir un plan de protection soumis à AEGS/UniSEP, indiquant comment l’organisateur assure la restriction de l’accès à des personnes possédant un certificat, pour toute la durée de la manifestation. Il assure (ou délègue à une personne de confiance) la restriction de l’accès aux seules personnes possédant un certificat (à l’exception des membres du personnel de l’UNIL), pour toute la durée de la manifestation, apéritif compris.
  • Aucune nourriture ni boisson ne sont consommées ailleurs que dans un restaurant/cafeteria du campus. Le doctorant est explicitement responsable du respect de ces règles de déroulement, au titre d'organisateur.
  • Port du masque obligatoire en toute circonstance.
  • Les personnes sans certificat COVID suivent la manifestation en Zoom sans être présentes à l’UNIL.
Futur·e·s doctorant·e·s - Démarches initiales

Vérifiez que vous êtes porteur d’un titre vous permettant d’accéder à des études doctorales à l’UNIL.

 

Identifiez une directrice ou un directeur de thèse qui accepte de suivre votre travail au sein de la faculté.

Liste exhaustive des chercheuses et chercheurs par thèmes de recherche :

 

Dès qu’un·e enseignant·e accepte de diriger votre thèse, annoncez-vous sans délai au Service des immatriculations et inscriptions (SII), immatriculez-vous et annoncez que vous avez effectué cette démarche à l’adresse mail : phd-gse@unil.ch

 

Obtenez du SII le formulaire "Attestation de thèse (PhD form)" et envoyez-le ou apportez en deux exemplaires dûment remplis et signés (futur·e doctorant·e + direction de thèse) à l’adresse :

UNIL, Décanat FGSE
Secrétariat des doctorants
Bâtiment Géopolis, bureau 4611
1015 Lausanne, Suisse
phd-gse@unil.ch

Attention : le champ section/branche/orientation du formulaire ne peut contenir qu’une des quatre mentions suivantes : géographie, sciences de la Terre, sciences de l’environnement, études du tourisme. Votre choix peut être modifié par la suite.

 

Une fois votre attestation de thèse validée par le vice-doyen à la recherche, vous recevrez par mail du Secrétariat des doctorants le formulaire "Code de déontologie". Signez-le et renvoyez-le à ce secrétariat.

Doctorant·e·s - En cours de thèse

Conformez-vous aux directives FGSE sur la sécurité et les mesures de protection pour le travail de terrain et les déplacements à l’étranger (voir les documents ci-joints sous Directives du Décanat).

 

Assurez-vous avec votre superviseur qu’un comité de suivi de votre thèse est bien mis sur pied et se réunit au cours de la première année de votre thèse (cf. art. 14 du réglement de doctorat).

 

A l’approche de chaque séance du comité de suivi de thèse, rédigez votre rapport d’activité sur la base du formulaire ad hoc ; le formulaire décrit l’esprit de la démarche. Communiquez-en la première partie aux membres du comité quelques jours avant la séance.

A l’issue de la séance, la deuxième partie du formulaire doit être complétée, et l’ensemble du rapport signé par vous-même, votre directeur·trice de thèse et les experts (les experts peuvent valider cette partie du rapport par un email). Votre superviseur le communique ensuite au vice-doyen Recherche pour acquis via le Secrétariat des doctorants.

Veillez ensuite à ce que votre directeur de thèse organise, au minimum une fois par an durant toute la durée de la thèse, une séance de votre comité de suivi de thèse.

 

Chaque fin de printemps, vous recevrez un questionnaire du Graduate Campus sur la situation de votre thèse. Votre direction de thèse reçoit également un formulaire à remplir. Cette enquête est avant tout informative et peut, sur votre souhait, rester confidentielle.

 

Un changement de discipline peut intervenir à tout moment, mais au plus tard au lancement de la procédure d’inscription au colloque privé. Un courrier avec un argumentaire, signé par la direction de thèse, par le doctorant (et éventuellement par le référent facultaire désigné) signalant cette intention doit être adressé au Secrétariat des doctorants en vue d’obtenir l’accord préalable formel du/de la Vice-doyen·enne RCQ.

Si la demande de changement est faite tardivement, au moment de la procédure initiant le colloque privé, elle doit être explicitement formulée dans la lettre de proposition de jury de thèse et ne sera valide qu’après confirmation de ce changement par le/la Vice-doyen·ne. La page de titre de la thèse est ensuite adaptée en conséquence, ainsi que la suite de la correspondance, pour éviter les confusions.

Lorsque la demande a été faite en amont de la procédure de colloque, l’accord écrit doit être intégré aux documents mentionnés sous l’article 19 du RegDoc FGSE. Aucune demande de changement de discipline pratiquée après cette échéance n’est recevable.

 

Informez-vous auprès de votre directeur ou directrice de thèse des modalités du colloque privé (composition du jury, calendrier, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez les démarches avec lui/elle. N’hésitez pas à demander au besoin un complément d’informations auprès du Secrétariat des doctorants.

Au minimum six semaines avant votre colloque privé

Déposez au Secrétariat des doctorants un exemplaire imprimé de la thèse (se référer à la directive 3.10 de la Direction) avec :

  • sa copie électronique,
  • une lettre signée de votre directrice ou directeur de thèse (avec la composition du jury et ses coordonnées, courriels inclus, plus la date et l’heure du colloque), contresignée par vos soins pour acceptation de la composition de votre jury,
  • la confirmation de la discipline dans laquelle la thèse est soutenue (en cas de changement intervenu depuis l’inscription en début de thèse, une copie de la décision du Décanat doit figurer dans les documents d’accompagnement). Si la démarche n’a pas encore été faite mais est souhaitée et justifiée, la demande argumentée doit être faite dans ce même courrier,
  • un CV complet,
  • une liste des publications,
  • un résumé d’une page en français et un résumé d’une page en anglais de votre thèse et un résumé en français de taille équivalente destiné au grand public,
  • une image libre de droit (photo, infographie ou portrait) en lien avec la thèse.

Vous n’avez pas besoin de réserver une salle pour le colloque ou la soutenance, le secrétariat s’en charge.

 

Veillez à ce que chaque membre du jury reçoive en format papier ou électronique la même version du manuscrit que celle déposée au Secrétariat des doctorants.

Entre le colloque privés et la soutenance publique

Informez-vous auprès de la direction de la thèse des modalités de la soutenance publique (calendrier composition du jury, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez avec celle-ci les démarches

 

Effectuez les éventuelles corrections demandées par le jury de thèse et faites parvenir au Secrétariat des doctorants dans un délai maximum de trois mois (et au moins une semaine avant la date de la soutenance si celle-ci a été fixée à la fin du colloque privé) une nouvelle copie manuscrite de la thèse visée par votre directeur·trice de thèse ou par la personne désignée par le jury pour valider la version révisée. Vérifiez que les exigences formelles de présentation du manuscrit sont parfaitement remplies. Assurez-vous que l’ensemble du jury dispose bien de la dernière version avec les corrections validées à l’issue de cette étape.

Après la soutenance publique - Obtenir votre grade

Payez les frais d'inscription pour la soutenance de votre thèse (500 CHF) au moyen de la facture envoyée par le secrétariat des doctorants.

 

Veuillez déposer les copies écrites et électroniques de votre thèse comme suit :

a. Bibliothèque cantonale universitaire (BCU). Déposer trois exemplaires papier de la version finale comprenant l'imprimatur à la bibliothèque de l'université (BCU-Dorigny) le plus rapidement possible et au plus tard six mois après la soutenance.

b. Dépôt institutionnel Open Access UNIL (Serval). Le dépôt électronique de la thèse est recommandé via MyUnil, sans avoir de caractère obligatoire (cf. directive 3.10 de la Direction). Dans ce cas, remplir et envoyer au secrétariat des doctorants trois exemplaires du contrat de dépôt électronique Serval.

c. Directeur·trice de thèse. Envoyez une copie papier et électronique de la version finale à votre directeur·trice de thèse (et éventuellement à votre co-directeur).

d. Bibliothèques, centres de documentation d’institut. Les instructions diffèrent en fonction de votre affiliation :

  • IGD - pour chaque thèse en géographie, environnement ou tourisme réalisée sous la (co)direction d'un membre de l'IGD : un exemplaire papier doit être déposé ou envoyé au Secrétariat des doctorants (destiné au Centre de documentation de l'IGD).
    Etudes du tourisme : un exemplaire papier supplémentaire doit être déposé ou envoyé au Secrétariat des doctorants pour envoi à la bibliothèque du site de Sion.
     
  • IDYST ou ISTE - pour chaque thèse en sciences de la Terre ou en sciences de l'environnement réalisée sous la (co)direction d'un membre de l'IDYST ou de l'ISTE : deux exemplaires papier et une version numérique doivent être déposés à la Bibliothèque des sciences de la Terre (BST), au 2e étage de Gépolis.

e. Secrétariat des doctorants de la FGSE. Fournir finalement les documents suivants :

  • Une copie électronique de votre version finale
  • Confirmation par email que vous avez suivi les étapes a, b, c et d ci-dessus
  • le cas échéant, trois exemplaires signés du contrat de dépôt électronique Serval

 

Une fois ces démarches effectuées, vous recevez un lien par email vous permettant de commander votre grade en ligne. Notifiez le Secrétariat des doctorants par email une fois cette dernière étape effectuée pour garantir le suivi de la commande. Pour le dépôt sur Serval remplissez et faites parvenir au Secrétariat des doctorants trois exemplaires du contrat de dépôt électronique Serval.

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