Vademecum à l'attention des doctorant·e·s de la FGSE

Adaptation transitoire pour les colloques et soutenances publiques de thèses (état au 4 novembre 2020)

Les colloques privés continuent d’avoir lieu, autant que faire se peut, en vidéoconférence. S’ils interviennent en présentiel ou en semi-présentiel, parce que souhaité par les participants ou pour des raisons techniques, les règles édictées par l’OFSP continuent de s’appliquer pour les personnes présentes dans les locaux de l’UNIL.

A l’issue du colloque privé, et en fonction du résultat, le jury et le candidat proposent une date, au minimum trois semaines après la date du colloque privé selon la pratique habituelle.

Les soutenances publiques ne peuvent plus intervenir en présentiel complet (jury, candidat·e et public) dès le 4 novembre 2020 : elles sont autorisées dans la limite de 10 personnes, avec une nouvelle restriction toutefois : elles ne peuvent rassembler que les personnes directement impliquées dans la soutenance et l’évaluation de la thèse, et sont donc fermées à tout public externe. Ce dernier peut y être invité seulement sous la forme d'une vidéoconférence.

La présentation est d'une durée de 40-45 minutes et le candidat répond ensuite à des questions du jury pouvant aussi avoir trait à la communication scientifique, la transmission de la science au grand public (médiation scientifique) dans le domaine de sa thèse.

La soutenance publique en présentiel partiel est effectuée devant caméra vidéo et retransmise par des moyens numériques vers le public (transmission du lien zoom/autre au public).

Lorsque la soutenance publique intervient entièrement par vidéoconférence (jury, candidat·e, public), elle a lieu dans les mêmes conditions de durée et d’échange avec le jury qu’en situation comodale.

Le secrétariat des doctorants se tient à votre disposition en cas de questions et pour l’organisation concrète liée aux procédures mentionnées ci-dessus. S’adresser pour ce faire à Mme Joëlle Richard.

Nous rappelons qu’il s’agit de mesures transitoires, susceptibles de modifications dans des délais assez courts. Nous essayons de préserver au maximum dans ce contexte les intérêts des candidat·e·s et des jurys.

Démarches liées à l’impression de la thèse

La situation est pour l’instant normale : impression puis dépôt physique à la Bibliothèque cantonale universitaire (BCU) et autres exemplaires demandés dans la Faculté.

Futur·e·s doctorant·e·s - Démarches initiales

1. Vérifiez que vous êtes porteur d’un titre vous permettant d’accéder à des études doctorales à l’UNIL

2. Identifiez une directrice ou un directeur de thèse qui accepte de suivre votre travail au sein de la faculté

Liste exhaustive des chercheuses et chercheurs par thèmes de recherche :

3. Dès qu’un·e enseignant·e accepte de diriger votre thèse, annoncez-vous sans délai au Service des immatriculations et inscriptions (SII), immatriculez-vous et annoncez que vous avez effectué cette démarche à l’adresse mail : phd-gse@unil.ch

4. Obtenez du SII le formulaire « Attestation de thèse (PhD form) » et envoyez-le ou apportez en deux exemplaires dûment remplis et signés (futur·e doctorant·e + direction de thèse) à l’adresse :

Joëlle Richard
UNIL, Décanat FGSE
Secrétariat des doctorants
Bâtiment Géopolis, bureau 4611
1015 Lausanne, Suisse

Attention : le champ section/branche/orientation du formulaire ne peut contenir qu’une des quatre mentions suivantes : géographie, sciences de la Terre, sciences de l’environnement, études du tourisme (NB : votre choix peut être modifié par la suite).

5. Une fois votre attestation de thèse validée par le vice-doyen à la recherche, vous recevrez par mail du Secrétariat des doctorants le formulaire « Code de déontologie ». Signez-le et renvoyez-le à ce secrétariat.

Doctorant·e·s - En cours de thèse

6. Conformez-vous aux directives FGSE sur la sécurité et les mesures de protection pour le travail de terrain et les déplacements à l’étranger (voir les documents ci-joints sous Directives du Décanat)

7. Assurez-vous avec votre superviseur qu’un comité de suivi de votre thèse est bien mis sur pied et se réunit au cours de la première année de votre thèse (cf. art. 14 du réglement de doctorat).

8. A l’approche de chaque séance du comité de suivi de thèse, rédigez votre rapport d’activité sur la base du formulaire ad hoc ; le formulaire décrit l’esprit de la démarche. Communiquez-en la première partie aux membres du comité quelques jours avant la séance. A l’issue de la séance, la deuxième partie du formulaire doit être complétée, et l’ensemble du rapport signé par vous-même, votre directeur·trice de thèse et les experts (les experts peuvent valider cette partie du rapport par un email). Votre superviseur le communique ensuite au vice-doyen Recherche pour acquis via le Secrétariat des doctorants. Veillez ensuite à ce que votre directeur de thèse organise, au minimum une fois par an durant toute la durée de la thèse, une séance de votre comité de suivi de thèse.

9. Chaque fin de printemps, vous recevrez un questionnaire du Graduate Campus sur la situation de votre thèse. Votre direction de thèse reçoit également un formulaire à remplir. Cette enquête est avant tout informative et peut, sur votre souhait, rester confidentielle.

10. Informez-vous auprès de votre directeur ou directrice de thèse des modalités du colloque privé (composition du jury, calendrier, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez les démarches avec lui/elle. N’hésitez pas à demander au besoin un complément d’informations auprès du Secrétariat des doctorants.

Au minimum six semaines avant votre colloque privé

11. Déposez au Secrétariat des doctorants un exemplaire imprimé de la thèse (voir Annexe II du Règlement) avec :

  • sa copie électronique
  • une lettre signée de votre directrice ou directeur de thèse (avec la composition du jury et ses coordonnées, courriels inclus, plus la date et l’heure du colloque), contresignée par vos soins pour acceptation de la composition de votre jury
  • un CV complet
  • une liste des publications
  • un résumé d’une page en français et un résumé d’une page en anglais de votre thèse et un résumé en français de taille équivalente destiné au grand public
  • une image libre de droit (photo, infographie ou portrait) en lien avec la thèse

Vous n’avez pas besoin de réserver une salle pour le colloque ou la soutenance, le secrétariat s’en charge.

Entre le colloque privés et la soutenance publique

12. Informez-vous auprès de la direction de la thèse des modalités de la soutenance publique (calendrier composition du jury, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez avec celle-ci les démarches

13. Effectuez les éventuelles corrections demandées par le jury de thèse et faites parvenir au Secrétariat des doctorants dans un délai maximum de trois mois (et au moins une semaine avant la date de la soutenance si celle-ci a été fixée à la fin du colloque privé) une nouvelle copie manuscrite de la thèse visée par votre directeur·trice de thèse ou par la personne désignée par le jury pour valider la version révisée. Vérifiez que les exigences formelles de présentation du manuscrit sont parfaitement remplies.

Après la soutenance publique - Obtenir votre grade

14. Déposez votre imprimatur le plus rapidement possible à la Bibliothèque cantonale et universitaire (BCU-Dorigny) - au plus tard six mois après la soutenance - et effectuez le dépôt requis des différents exemplaires finaux de la thèse selon le règlement de doctorat FGSE.

15. Imprimez trois copies de l’avis de dépôt de thèse téléchargeable ci-contre et renvoyez au Secrétariat des doctorants un exemplaire dûment complété et validé par le tampon officiel de la BCU.

16. Payez la taxe d’inscription à votre soutenance (500.- CHF) au moyen de la facture qui vous a été remise à l'issue de celle-ci.

17. Une fois ces démarches effectuées, vous recevez un lien par email vous permettant de commander votre grade en ligne. Notifiez le Secrétariat des doctorants par email une fois cette dernière étape effectuée pour garantir le suivi de la commande. Pour le dépôt sur Serval remplissez et faites parvenir au Secrétariat des doctorants trois exemplaires du contrat de dépôt électronique Serval.

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